Mengadakan sports event perusahaan terdengar sederhana: pilih cabang olahraga, cari venue, lalu ajak employee bertanding. Namun, ketika jumlah peserta semakin besar, kebutuhan operasionalnya juga semakin kompleks.
Ada jadwal pertandingan yang harus diatur, participant registration, referee, equipment, medical support, branding, hingga awarding yang perlu berjalan dalam satu koordinasi.
Karena itu, memilih event organizer sport yang tepat menjadi salah satu faktor penting dalam keberhasilan acara. Terutama untuk perusahaan financial dan technology yang biasanya membutuhkan event dengan standar corporate, visual yang profesional, serta participant experience yang terorganisir.
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
Berikut beberapa tips yang dapat digunakan sebelum menentukan event organizer untuk sports event perusahaan.
1. Tentukan Tujuan Sports Event Sejak Awal
Sebelum memilih EO, perusahaan perlu mengetahui alasan utama mengadakan kegiatan olahraga.
Objective yang berbeda akan membutuhkan konsep dan format acara yang berbeda pula.
Baca Juga:
Employee Engagement atau Brand Activation?
Jika tujuannya meningkatkan employee engagement, perusahaan dapat memilih corporate sports day, badminton tournament, mini soccer, atau fun games.
Namun, jika sports event digunakan untuk mendekatkan brand dengan customer atau community, konsep seperti fun run atau golf tournament dapat memberikan experience yang lebih luas.
Objective yang jelas membantu event organizer menyusun format yang sesuai sejak tahap awal.
2. Pilih EO yang Memahami Competition Management
Mengelola pertandingan berbeda dengan mengelola gathering atau seminar.
Sports event memiliki rules, bracket, score, qualification, hingga jadwal pertandingan yang harus berjalan dengan teratur.
Perhatikan Sistem Pertandingan
Pastikan event organizer mampu menjelaskan format pertandingan secara detail.
Misalnya, apakah menggunakan group stage, knockout, round robin, atau format lainnya.
Untuk multi-sport event, EO juga perlu mampu mengatur pertandingan yang berlangsung secara paralel tanpa membuat peserta bingung mengenai schedule.
3. Sesuaikan Jenis Olahraga dengan Profil Peserta
Tidak semua olahraga cocok untuk setiap perusahaan.
Pemilihan jenis olahraga sebaiknya mempertimbangkan usia peserta, jumlah employee, tingkat aktivitas fisik, serta corporate culture.
Jangan Hanya Mengikuti Tren
Futsal mungkin menarik bagi satu perusahaan, tetapi perusahaan lain bisa mendapatkan engagement lebih tinggi melalui badminton, table tennis, fun run, golf, atau esports.
Untuk technology company, misalnya, esports tournament dapat dikombinasikan dengan physical sports agar lebih banyak employee memiliki pilihan untuk berpartisipasi.
4. Perhatikan Safety dan Medical Support
Sports event memiliki risiko yang berbeda dari corporate event biasa.
Karena itu, safety seharusnya sudah masuk dalam planning sejak awal, bukan baru dipersiapkan ketika hari acara.
Pastikan Ada Emergency Plan
Tanyakan apakah event organizer menyiapkan medical team, first aid, ambulance, hydration station, dan emergency procedure.
Kondisi lapangan, equipment, serta kesiapan venue juga perlu dicek sebelum pertandingan berlangsung.
Untuk outdoor sports event, contingency plan terkait cuaca juga sangat penting.
5. Cek Kemampuan Participant Management
Pengalaman peserta dimulai jauh sebelum pertandingan pertama berlangsung.
Registration yang berantakan, jadwal yang tidak jelas, atau pembagian tim yang terlambat dapat langsung memengaruhi keseluruhan experience.
Gunakan Sistem yang Terorganisir
Event organizer sebaiknya mampu mengelola participant database, team grouping, jersey distribution, check-in, hingga communication channel.
Untuk fun run, kebutuhan dapat berkembang ke race pack collection, bib number, route information, dan timing system.
6. Jangan Abaikan Event Production
Sports event perusahaan tetap membawa identitas corporate.
Karena itu, area pertandingan perlu terlihat profesional dan konsisten dengan brand identity.
Integrasikan Branding dengan Venue
Elemen seperti stage, scoreboard, LED screen, starting gate, backdrop, flag, signage, jersey, hingga awarding podium dapat digunakan untuk memperkuat visual acara.
Untuk perusahaan financial dan technology, visual yang clean dan terstruktur juga membantu menjaga corporate image.
7. Pastikan Konsep Tidak Berhenti pada Pertandingan
Sports event yang menarik tidak hanya berisi competition.
Tambahkan aktivitas yang membuat peserta maupun supporter tetap engaged sepanjang acara.
Buat Participant Experience Lebih Lengkap
Event dapat dikombinasikan dengan opening ceremony, supporter challenge, photobooth, interactive games, entertainment, food area, hingga awarding.
Untuk external event, perusahaan juga dapat menambahkan brand activation atau booth agar sports event sekaligus menjadi touchpoint dengan customer maupun business partner.
Pilih Event Organizer Sport yang Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Event organizer sport yang tepat bukan hanya mampu menyediakan lapangan dan referee, tetapi juga memahami bagaimana mengelola competition, participant, safety, production, dan branding dalam satu event experience.
Sebelum menentukan vendor, perusahaan sebaiknya membandingkan portfolio, scope pekerjaan, competition system, safety plan, hingga konsep yang ditawarkan.
Sebagai Event Organizer Indonesia, XOEO Indonesia membantu perusahaan financial dan technology menyelenggarakan corporate sports day, fun run, badminton tournament, mini soccer, futsal, golf tournament, hingga esports competition.
Mulai dari concept development, venue, registration, competition management, production, branding, medical support, hingga awarding dapat dirancang sesuai objective perusahaan.
Konsultasikan sports event perusahaan Anda bersama XOEO Indonesia untuk menghadirkan kegiatan yang lebih terorganisir, profesional, aman, dan engaging bagi seluruh peserta.
